Manual de organización: apartados y funciones
Qué es un manual de organización, en qué se distingue del de operaciones y del de procedimientos, y qué apartados lleva.
Qué es un manual de organización
Un manual de organización describe cómo está organizada una entidad: qué áreas tiene, de quién depende cada una y qué funciones le corresponden. Una guía técnica de Servicios de Salud Jalisco, organismo público de México, lo define como el instrumento que describe la estructura general de la organización y señala las funciones y responsabilidades de cada unidad.
Para esa guía es un documento oficial; en una empresa cumple la misma función sin ese rango: dejar por escrito quién hace qué.
Para qué sirve
De los objetivos que enumera la guía de Servicios de Salud Jalisco, tres bastan para decidir si hace falta uno:
Ver la organización completa
Da una visión de conjunto: qué áreas existen y cómo se relacionan.
Repartir bien las funciones
Sirve para deslindar responsabilidades, evitar que dos áreas hagan lo mismo y detectar lo que nadie hace.
Orientar a quien llega
Quien se incorpora ve dónde encaja y a quién acudir para cada asunto.
Manual general y manuales específicos
La misma guía distingue un manual general, que integra las áreas principales, y manuales específicos, que dan más detalle.
Una organización pequeña puede empezar con uno solo, general, y añadir específicos cuando un área lo pida.
Manual de organización, de operaciones y de procedimientos
Los tres hablan de la misma organización desde ángulos distintos:
Manual de organización
Responde a: Cómo está organizada la entidad: áreas, jerarquía y funciones de cada una
Cambia cuando: se crea, se fusiona o se cierra un área, o cambian sus funciones
Ejemplo: Qué funciones tiene el área de compras y de quién depende
Manual de operaciones
Responde a: Cómo opera el negocio de punta a punta: procesos, roles y recursos
Cambia cuando: cambia la forma de operar
Ejemplo: Cómo fluye un pedido desde la venta hasta la entrega
Manual de procedimientos
Responde a: Cómo se ejecuta cada proceso de esas áreas: pasos, responsables y registros
Cambia cuando: se agrega, se actualiza o se retira uno de sus procedimientos
Ejemplo: Cómo se autoriza una compra
Si la pregunta es «¿quién hace qué y de quién depende?», va en el manual de organización. Si es «¿cómo se hace?», va en un procedimiento.
Para el documento que dice cómo se ejecuta cada tarea de esas áreas: manual de procedimientos →
Para el que describe cómo opera el negocio, con sus procesos, roles y recursos: manual de operaciones →
Qué lleva un manual de organización
La guía de Servicios de Salud Jalisco pide, como mínimo, apartados como identificación, introducción, fundamento legal, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, objetivos y funciones, y autorización. Esa lista está pensada para un organismo público. Estos siete bloques la adaptan a una empresa o a un área:
Identificación y control
Nombre de la organización o del área, título del documento, versión y fechas de revisión y actualización.
Introducción
Para qué sirve el manual, a quién va dirigido y cómo se actualiza.
Misión, visión y valores
Lo que la organización busca y cómo quiere trabajar. Si no los tiene escritos, no los inventes para llenar el apartado.
Estructura y organigrama
Las áreas, los niveles jerárquicos y las líneas de autoridad. El organigrama es el dibujo; el texto dice qué representa cada cuadro.
Objetivo y funciones de cada área
El cuerpo del manual. Para cada área: para qué existe y qué funciones tiene.
Fundamento legal y atribuciones
Sólo si la organización nace de una ley o reglamento: las normas de las que salen sus facultades.
Autorización
Quién lo elaboró y quién lo aprobó, con fecha.
Cómo escribirlo
Escribe funciones, no tareas
Una función es lo que el área debe lograr o asegurar —«administrar el inventario»—. Una tarea es cómo se hace —«contar las cajas cada viernes»—. Las tareas van en el procedimiento.
Una función, un dueño
Revisa que cada función tenga un área responsable y que ninguna aparezca en dos.
Describe la organización que existe
Pregunta a cada área a quién reporta y de quién recibe indicaciones. Si el organigrama dice una cosa y el trabajo diario otra, decide cuál es la correcta antes de escribirla.
Actualízalo cuando cambie la estructura
Al crear, fusionar o cerrar un área, o al mover una función de un área a otra.
Errores frecuentes
Copiar el organigrama sin funciones
Cuadros y líneas dicen quién depende de quién, no qué hace cada quien.
Meter los procedimientos dentro
Los pasos de cada tarea alargan el manual y obligan a corregir dos documentos cuando algo cambia.
Funciones vagas
«Apoyar en lo que se necesite» no deslinda nada. Una función se puede cumplir o incumplir.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un manual de organización?
El documento que describe la estructura de una organización y las funciones y responsabilidades de cada una de sus áreas.
¿En qué se diferencia de un organigrama?
El organigrama dibuja quién depende de quién. El manual añade qué hace cada unidad, y el organigrama es una de sus partes.
¿Es lo mismo que un manual de operaciones?
No. El de organización describe la estructura y las funciones de cada área. El de operaciones describe cómo opera el negocio: sus procesos, roles y recursos.
¿Cuándo hay que actualizarlo?
Cuando cambia la estructura: se crea, se fusiona o se cierra un área, o cambian sus funciones. Conviene fijar además una fecha de revisión dentro del propio documento.
Fuente
- Guía técnica para elaborar manuales de organización (Servicios de Salud Jalisco, México) (actualizada en octubre de 2013)
Para los procedimientos de cada área
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