Poka yoke: qué es y ejemplos
El poka yoke impide un error o lo hace saltar a la vista en cuanto ocurre: cómo aplicarlo a un proceso, con ejemplos de oficina, cocina, almacén y software.
Qué es el poka yoke
El poka yoke, también escrito poka-yoke, es cualquier método o dispositivo automático que hace imposible que ocurra un error, o que lo vuelve evidente en cuanto ocurre. La ASQ (American Society for Quality) lo define así, lo llama en inglés mistake proofing y lo cuenta entre las herramientas comunes de análisis de procesos.
La idea de fondo es no depender sólo de la atención de la persona. Un letrero que dice «revisa el número de pedido» pide atención. Un formulario que no deja avanzar sin ese número le quita el camino al error.
Dos estrategias: prevenir y detectar
La ASQ propone buscar primero cómo hacer imposible el error y, sólo si no se puede, cómo detectarlo pronto y limitar sus efectos.
Prevenir: que el error no pueda ocurrir
- Eliminar. Quitar el paso que causa el error. Ejemplo: Si copiar un número a mano genera errores, el sistema lo trae solo desde el pedido.
- Sustituir. Cambiar el paso por uno a prueba de error. Ejemplo: Reemplazar el campo de texto libre «estado» por una lista de opciones fijas.
- Facilitar. Hacer la acción correcta mucho más fácil que el error. Ejemplo: En un taller, guardar cada herramienta sobre su silueta dibujada en el tablero, para que devolverla a su sitio sea lo natural.
Inspeccionar: que el error no avance o se note enseguida
- Inspección en origen. Comprobar, antes del paso, que las condiciones son correctas. A menudo es automática y detiene el proceso hasta que lo son. Ejemplo: El procesador de alimentos no arranca si la tapa no está bien cerrada.
- Autoinspección. Que la persona revise su propio trabajo justo después de hacerlo. Ejemplo: Quien empaca pesa el pedido al cerrarlo, y la báscula marca si el peso no coincide con el de la lista.
- Inspección en el paso siguiente. Que la persona que recibe el trabajo compruebe lo que le llega. Ejemplo: En una cocina, quien emplata revisa la comanda contra el plato antes de sacarlo.
- Señal o bloqueo. Una señal (timbre, luz, color, forma, sonido) avisa que hubo un error. Un bloqueo impide seguir hasta corregirlo. Ejemplo: El ejemplo de la ASQ: un sensor en la puerta de un restaurante avisa con un localizador que vibra al encargado de recibir cada vez que alguien entra o sale.
Cuándo vale la pena
La ASQ lo recomienda en cinco situaciones:
- Un paso donde el error humano puede causar fallas, sobre todo si depende de la atención, la habilidad o la experiencia de quien lo hace.
- Un servicio en el que la persona atendida puede cometer un error que afecta el resultado.
- Un traspaso, cuando el trabajo pasa de una persona a otra.
- Un error pequeño al inicio que causa un problema grande más adelante.
- Un error cuyas consecuencias son caras o peligrosas.
Cómo aplicarlo a un proceso
Los pasos 2 a 5 siguen el procedimiento de la ASQ; el primero y el sexto son recomendaciones de esta guía:
Describe el proceso, paso a paso
Anota qué se hace y quién lo hace en cada paso. Sobre esa descripción, marca dónde y cuándo es probable el error humano.
Rastrea cada error hasta su origen
El error se nota en un paso y puede haber nacido antes. Retrocede por el proceso hasta encontrar su origen.
Busca primero cómo hacerlo imposible
Prueba con eliminar el paso, sustituirlo o volver mucho más fácil la acción correcta.
Si no se puede, detéctalo y limita sus efectos
Elige entre inspección en origen, autoinspección, inspección en el paso siguiente, señal o bloqueo.
Pruébalo antes de implantarlo
Con quien hace el trabajo. Un control que estorba se esquiva.
Anótalo en el procedimiento
Qué error evita y en qué paso actúa, para que nadie lo retire por no saber por qué existe.
Poka yoke y procedimiento: dos formas de evitar el mismo error
Se complementan, pero no son lo mismo:
Poka yoke
Responde a: Cómo impedir el error o hacerlo evidente en el propio paso
Cambia cuando: se modifica el paso o aparece un error nuevo
Ejemplo: El formulario que no deja avanzar sin el número de pedido
Procedimiento
Responde a: Qué hace la persona, paso a paso, para hacer bien la tarea
Cambia cuando: se modifica el método de trabajo
Ejemplo: Cómo registrar un pedido en el sistema
La instrucción le pide a la persona que no se equivoque; el poka yoke hace que equivocarse sea imposible o se note.
Para describir el proceso por partes antes de buscar dónde falla: qué es un proceso →
Cuándo un poka yoke no funciona
Confundirlo con un recordatorio
Un letrero que dice «ten cuidado» depende de que alguien lo lea y se acuerde. Un poka yoke impide el error o lo hace saltar a la vista.
Poner una señal que todos aprenden a ignorar
Una alarma que suena siempre deja de avisar. La señal tiene que activarse sólo cuando hay un error.
Ponerlo lejos del paso donde nace el error
El aviso o el bloqueo tiene que actuar en el paso que causa el error, no varios pasos después.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa poka yoke?
Es el término japonés de lo que en inglés se llama mistake proofing, o fail-safing: usar un método o dispositivo que impide el error o lo hace evidente de inmediato. En español se traduce como «a prueba de errores».
¿Sólo sirve en fábricas?
No. La ASQ lo incluye en los procesos de servicio, donde la persona atendida puede cometer un error que afecta el resultado, y su ejemplo es un restaurante.
¿Es lo mismo que una inspección al final del proceso?
No. Una inspección final encuentra el error cuando ya ocurrió. La ASQ busca retroalimentación rápida: inspección en el paso siguiente, del propio trabajo o antes de que el paso empiece.
¿Por dónde empiezo?
Por los pasos donde un error sale caro o es peligroso, y por los traspasos entre personas. La ASQ incluye ambos entre las situaciones donde conviene usarlo.
Fuente
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