Perfil de puesto: ejemplo y cómo redactarlo
Qué es un perfil de puesto, en qué se distingue de la descripción del puesto y del manual de puestos, y cómo redactar uno que sirva para contratar y para capacitar.
Qué es un perfil de puesto
Un perfil de puesto reúne lo que necesita tener quien ocupa un puesto para hacerlo bien: estudios, experiencia, capacidades y condiciones de trabajo. Dice cómo debe ser la persona; lo que hace el puesto lo dice la descripción.
La norma que la Secretaría de la Función Pública de México publicó en 2005 para la administración pública federal ordena descripción y perfil así: primero se describe el puesto; el perfil identifica las aptitudes, cualidades y capacidades que, según esa descripción, son fundamentales para ocuparlo y desempeñarlo.
Descripción de puestos, perfil de puesto y manual de puestos
Son tres documentos distintos:
Descripción del puesto
Responde a: Qué hace el puesto: para qué existe, qué objetivos tiene y qué funciones cumple
Cambia cuando: cambian las funciones o el lugar del puesto en la organización
Ejemplo: Preparar los pedidos del almacén y registrar sus salidas
Perfil del puesto
Responde a: Qué necesita tener quien lo ocupe: estudios, experiencia, capacidades y condiciones
Cambia cuando: cambia lo que el puesto exige
Ejemplo: Experiencia previa en inventarios y manejo de una hoja de cálculo
Manual de puestos
Responde a: Dónde están reunidos los puestos de un área o de la organización, cada uno con su descripción y su perfil
Cambia cuando: se crea, se modifica o se elimina un puesto
Ejemplo: El catálogo de puestos del área de operaciones
Si la frase empieza con lo que hace el puesto —«prepara», «registra»—, es descripción. Si empieza con lo que debe saber o tener la persona —«experiencia en…», «dominio de…»—, es perfil. El manual de puestos, que a veces se llama manual de funciones, reúne ambas para cada puesto.
Lo que el perfil no pide, o la persona todavía no trae, se enseña con: capacitación de personal →
Qué lleva la descripción del puesto
El perfil se escribe después, así que conviene tener esto antes. La misma norma describe el puesto con estos elementos:
A quién reporta
La línea de mando superior del puesto.
Con quién se relaciona
Las relaciones internas y externas, que marcan cuánto interactúa con otras áreas y puestos.
Misión
La razón de ser del puesto: por qué y para qué existe.
Objetivos
Los del propio puesto, en línea con su misión, y los de la organización con los que está alineado.
Funciones
Las actividades que el puesto realiza para lograr esos objetivos.
Qué lleva el perfil del puesto
La misma norma pide cuatro elementos para el perfil: escolaridad, experiencia laboral, capacidades y condiciones de trabajo. Con los datos del puesto quedan estos cinco bloques:
Datos del puesto
Nombre, área y a quién reporta. Salen de la descripción.
Escolaridad o áreas de conocimiento
El nivel o el área de estudios que el puesto necesita para lograr sus objetivos.
Experiencia laboral
Los conocimientos y habilidades adquiridos en funciones iguales o afines que el puesto necesita.
Capacidades
Conocimientos, habilidades y actitudes, expresados como comportamientos que se pueden observar.
Condiciones de trabajo
Lo específico del puesto que quien aplica debe saber de antemano: viajar, turnos u horarios y lugares especiales.
Ejemplo: auxiliar de almacén
Descripción del puesto
Reporta a: La jefa de logística.
Se relaciona con: Ventas, para confirmar pedidos; transportistas, para entregar la mercancía.
Misión: Que cada pedido salga completo y a su hora.
Funciones: Recibir y ubicar la mercancía, preparar los pedidos y registrar entradas y salidas en el sistema.
Perfil del puesto
Escolaridad: Estudios medios terminados.
Experiencia: Trabajo previo en almacén, tienda o inventarios.
Capacidades: Cuenta y compara cantidades sin errores; usa una hoja de cálculo o un sistema de inventario; avisa cuando falta mercancía en vez de esperar a que se note.
Condiciones: Turno matutino, carga de cajas y horario ampliado en temporada alta.
Cómo redactarlo
Cada requisito sale de una función
Si no encuentras la función que lo justifica en la descripción, quita el requisito.
Separa lo indispensable de lo aprendible
Lo que la persona debe traer el primer día va en el perfil. Lo que puede aprender en el puesto va en el plan de capacitación.
Escribe comportamientos que se puedan comprobar
«Da seguimiento a un pedido hasta su entrega» se comprueba en una entrevista o en una prueba. «Proactivo» no.
Que lo escriba quien ocupa el puesto
En esa norma, el formato lo llena quien ocupa el puesto, lo revisa su jefe inmediato y ambos lo firman: uno conoce lo que hace; el otro, lo que necesita.
Errores frecuentes
Escribir una lista de deseos
Una lista de requisitos que casi nadie reúne descarta a quien sí podría hacer el trabajo.
Mezclar descripción y perfil
Con funciones y requisitos en la misma lista, cuando cambia una función nadie sabe qué requisito revisar.
No revisarlo
El puesto cambia con las herramientas y las funciones. Un perfil sin revisar pide lo de antes.
Usar adjetivos sin comportamiento
«Dinámico» o «comprometido» no se pueden comprobar. Di qué hace la persona que lo es.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un perfil de puesto?
El documento que reúne lo que necesita tener quien ocupa un puesto: estudios, experiencia, capacidades y condiciones de trabajo.
¿Cuál es la diferencia entre descripción de puestos y perfil de puesto?
La descripción dice qué hace el puesto: su misión, sus objetivos y sus funciones. El perfil dice qué necesita tener quien lo ocupa. El perfil se escribe a partir de la descripción.
¿Qué es un manual de puestos o un manual de funciones?
El documento que reúne los puestos de un área o de una organización, cada uno con su descripción y su perfil. Las dos formas de llamarlo se usan casi como sinónimos.
¿Quién debe redactar el perfil de un puesto?
Quien conoce el trabajo: la persona que lo hace y su jefe inmediato.
¿Sirve el mismo perfil para contratar y para capacitar?
Sí, con dos lecturas. Para contratar, lo que la persona debe traer. Para capacitar, la diferencia entre eso y lo que trae quien llega.
Fuente
- Norma para la descripción, perfil y valuación de puestos (Secretaría de la Función Pública, México) (Diario Oficial de la Federación, 2 de mayo de 2005)
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