Plan de capacitación: cómo armarlo
Cómo detectar qué necesita aprender cada puesto, qué campos lleva un plan o programa de capacitación y qué indica la STPS en México.
Qué es un plan de capacitación
Un plan de capacitación es el documento que dice qué necesita aprender cada puesto, a quién le toca, cuándo y quién lo enseña, y cómo se comprueba que se aprendió. Parte de una necesidad concreta, como una herramienta nueva, un puesto que se crea o un error que se repite, y termina en una evaluación.
Plan y programa de capacitación se usan casi como sinónimos. En esta guía, el plan es el documento completo y el programa es su calendario de sesiones.
Plan, programa y manual de capacitación
El programa va dentro del plan; el manual es aparte:
Plan de capacitación
Responde a: Qué falta enseñar, a quién, con qué objetivo y cómo se evalúa
Cambia cuando: un puesto nuevo, una herramienta o un error que se repite crean otra necesidad
Ejemplo: Que las personas de caja aprendan a procesar devoluciones antes de quedarse solas en el turno
Programa de capacitación
Responde a: Cuándo es cada sesión, quién la da y dónde
Cambia cuando: las fechas, las personas o los lugares se mueven
Ejemplo: Las devoluciones se enseñan el martes, en la trastienda, con la encargada de turno
Manual de capacitación
Responde a: El material con que se enseña: temas, procedimientos, práctica y cómo se comprueba cada uno
Cambia cuando: el proceso que enseña se modifica
Ejemplo: La guía paso a paso de una devolución, con capturas del sistema
Regla práctica: si la pregunta es «¿qué falta enseñar y a quién?», es el plan. Si es «¿cuándo y con quién es cada sesión?», es el programa, dentro del plan. Si es «¿cómo se hace la tarea?», va en el manual.
Para organizar las sesiones y elegir cómo capacitar, con acompañamiento, documento, video o taller: capacitación de personal: cómo organizarla →
Cómo detectar las necesidades de capacitación
La necesidad es la diferencia entre lo que el puesto exige y lo que la persona hace hoy. Dónde buscarla:
Lo que el puesto exige
Lista las tareas del puesto, con su perfil o sus procedimientos. Cada tarea que alguien no domina es una necesidad posible.
Lo que ya sale mal
Los errores que se repiten, las correcciones frecuentes y las preguntas que siempre llegan a la misma persona señalan qué falta enseñar.
Lo que va a cambiar
Una herramienta nueva, un proceso rediseñado, un puesto que se crea o una persona que entra.
Lo que dice la propia persona
Pregúntale en qué tarea se siente menos segura. Saca a la vista lo que nadie mide.
Ordena la lista por lo que cuesta un error —a un cliente, un pago, un dato o la seguridad de alguien— y empieza por arriba.
Qué campos lleva el plan, con un ejemplo
El ejemplo es el de las personas que entran a la caja de una tienda:
Necesidad y objetivo
Qué falta saber hacer y qué podrá hacer la persona al terminar, como una acción que se pueda observar.
Ejemplo: Las personas nuevas llaman a la encargada en cada devolución. Al terminar, procesan una devolución sin ayuda y el importe coincide con el ticket.
Puestos destinatarios
A quién va dirigido, por puesto y no por nombre.
Ejemplo: Cajeras y cajeros de reciente ingreso.
Contenido y material
Los temas y el manual o procedimiento que se usa en cada uno.
Ejemplo: Cobro con tarjeta, cancelación de una venta y devolución; la guía paso a paso de cada tarea.
Quién enseña y cómo
Personal de la empresa, instructor externo o institución; y si es acompañamiento, documento, video o taller.
Ejemplo: La encargada de turno, con acompañamiento en el puesto.
Etapas y calendario
En cuántas etapas se imparte y cuándo empieza y termina cada una.
Ejemplo: Una sesión por tarea, durante la primera semana de trabajo.
Evaluación y responsable
Cómo se comprueba que aprendió, y quién mantiene el plan.
Ejemplo: La persona procesa una devolución real sin ayuda y la encargada revisa el movimiento.
Si tu empresa está en México
La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) indica que todas las empresas deben elaborar y conservar planes y programas de capacitación, adiestramiento y productividad. Entre los requisitos que enumera están tomar en cuenta las necesidades de todos los puestos y niveles, precisar el número de etapas y no pasar de dos años por periodo.
También indica elaborarlo conforme al formato DC-2 y mostrarlo a la autoridad laboral cuando lo solicite en una inspección. Esta guía no es asesoría legal; la lista completa de la STPS está en las fuentes.
Errores que dejan el plan sin efecto
Partir del curso y no de la necesidad
Contratar un curso porque está disponible no dice qué problema resuelve.
Objetivos como «conocer» o «entender»
No se pueden comprobar. Escribe qué hará la persona al terminar.
Escribir el plan con nombres propios
Cuando alguien se va, el plan se queda sin destinatario. Escribe puestos y lleva aparte la lista de quién ya cursó cada tema.
Cerrarlo el día de la última sesión
Si nadie mide si el error original bajó, el plan no dice si sirvió.
Preguntas frecuentes
¿El plan de capacitación es lo mismo que el manual de capacitación?
No. El plan decide qué hace falta enseñar, a quién y cuándo, y cómo se mide si sirvió; el manual es el material con que se enseña cada tema.
¿Qué es la detección de necesidades de capacitación?
La comparación entre lo que el puesto exige y lo que la persona hace hoy. Es el primer paso del plan; sin ella se capacita por costumbre.
¿Cada cuánto se actualiza?
Cuando cambia un proceso, una herramienta o el puesto. En México, la STPS pide además establecer periodos no mayores de dos años.
¿Sirve para un equipo pequeño?
Sí. Lo que importa es que la necesidad, el objetivo y la evaluación queden escritos.
Fuente
Para el material de cada tema del plan
El material de las tareas en pantalla, con ClipManual
ClipManual no arma el plan de capacitación: convierte las capturas de una tarea hecha en pantalla en un borrador con título, objetivo y pasos numerados en español: el material de la sesión donde se enseña esa tarea.
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