ClipManual← Volver al inicio
Guía práctica

Manual de compras: estructura y ejemplo

De la solicitud a la factura: las etapas de un manual de compras, los datos de cada formulario, un ejemplo completo y cuándo basta con una página.

Qué resuelve un manual de compras

Un manual de compras es el documento que explica cómo adquiere lo que necesita un negocio: quién puede pedir, quién aprueba según el monto, cómo se eligen y se evalúan los proveedores, qué se comprueba al recibir y qué se entrega a quien paga. Lo consulta cualquiera que participe en una compra, no solo el área de compras.

El procedimiento de compras es una de sus partes: la secuencia de tareas de una compra concreta. El manual lo rodea con las reglas que lo gobiernan —límites de aprobación, criterios para elegir proveedor, documentos obligatorios— para que la misma compra reciba la misma respuesta aunque cambie la persona.

El recorrido de una compra, de la necesidad a la factura

Siete etapas. Quita las que tu negocio no use y añade las que sí:

  1. Solicitud

    Quién puede pedir y con qué formulario. Si la solicitud llega incompleta, compras tiene que volver a preguntar.

  2. Ofertas de proveedores

    Cuándo basta con el proveedor habitual y cuándo se piden varias ofertas. Define el umbral por monto o por tipo de compra, y dónde se guarda la comparación.

  3. Aprobación

    Quién autoriza según el monto o el tipo de gasto y qué queda escrito: puesto, fecha y decisión. Quien aprueba no debería ser quien recibe ni quien paga.

  4. Orden de compra

    El documento que se envía al proveedor con lo acordado. Es la referencia contra la que se revisa todo lo demás.

  5. Recepción

    Quién recibe, qué revisa —cantidad, estado, coincidencia con la orden— y qué hace si algo no coincide: aceptar una parte, rechazar o pedir reposición.

  6. Factura y traspaso a pago

    Antes de pasar la factura a quien paga, se compara con la orden y con lo recibido. Si algo no cuadra, el procedimiento dice quién lo aclara con el proveedor.

  7. Compras urgentes

    Qué compras pueden saltarse un paso y con qué condición: quién las autoriza y qué se regulariza después.

Qué datos deja cada documento

La guía de la EPA indica que los formularios de una actividad se citan en el paso donde se usan y se adjuntan al procedimiento. Estos son los de una compra y los datos que deja cada uno:

Solicitud de compra

Quién la pide, qué necesita, para qué, para cuándo y a qué área se carga.

Orden de compra

Proveedor, descripción, cantidad, precio acordado, condiciones de entrega y de pago, y puesto que la aprobó.

Registro de recepción

Qué llegó, cuánto, en qué estado, quién lo recibió y en qué fecha.

Ficha de proveedor

Contacto, condiciones acordadas e incidencias de entregas anteriores.

Ejemplo: reponer el tóner de una oficina

  1. Recepción ve que queda el último cartucho y llena la solicitud: modelo, cantidad, para cuándo y el área a la que se carga el gasto.

  2. Compras comprueba que el monto no alcanza el umbral que exige varias ofertas y pide precio al proveedor habitual.

  3. Quien aprueba los gastos de oficina autoriza la solicitud; su puesto y la fecha quedan registrados.

  4. Compras envía la orden de compra con modelo, cantidad, precio acordado y fecha de entrega.

  5. Recepción recibe el paquete, cuenta los cartuchos, compara el modelo con la orden y registra la recepción.

  6. Compras compara la factura con la orden y con la recepción y la pasa a quien paga.

Política de compras y procedimiento de compras

Se escriben juntos y se mantienen por separado:

Política de compras

Responde a: Qué está permitido, hasta qué monto y con quién

Cambia cuando: se modifica un límite, un criterio de selección o quién puede comprar

Ejemplo: Las compras de mayor monto las aprueba un puesto distinto del que las solicita

Procedimiento de compras

Responde a: Cómo se ejecuta una compra, tarea por tarea, y quién hace cada una

Cambia cuando: se altera una etapa, un formulario o el sistema donde se registra

Ejemplo: Registrar la recepción de un pedido y compararla con la orden

Si la frase fija un límite o un criterio, es política; si dice quién hace qué y en qué orden, es procedimiento. El manual reúne ambos.

Para reunir en un solo documento los procedimientos de varias áreas: manual de procedimientos →

Cuándo basta con una página

Si una sola persona pide, aprueba y recibe, un manual completo sobra: basta una página con las reglas —qué se compra sin consultar, qué se consulta con la dirección y dónde se guardan las facturas—.

Cuando intervienen varias personas —una pide, otra aprueba, otra recibe—, cada relevo puede dejar una compra parada o duplicada, y ahí hace falta una regla escrita.

Cómo redactarlo sin que quede desfasado

Empieza por la última compra que salió mal

Repasa una compra que llegó tarde, incompleta o duplicada y anota en qué relevo falló. Ese relevo es el primer procedimiento que conviene escribir.

Escribe los umbrales una sola vez

Los montos que exigen aprobación cambian con el tiempo. Si aparecen repetidos en cada paso, al modificarlos se olvida alguno; ponlos en un anexo con fecha y remite a él.

Nombra puestos, no personas

«Responsable de almacén» sobrevive a una renuncia o a unas vacaciones; un nombre propio no. Así la aprobación queda ligada al puesto.

Dónde suele fallar un manual de compras

Escrito solo para el área de compras

Quien pide y quien recibe también siguen el manual. Si no lo tienen a mano, las compras entran por otros caminos.

Proveedores elegidos sin criterio escrito

Si elegir depende de quién llama, la decisión cambia con la persona. Deja escrito qué se compara: precio, plazo de entrega, condiciones de pago e historial de cumplimiento.

Mezclar compras con pagos

El procedimiento de compras puede terminar cuando lo recibido coincide con la factura; pagarla es otro procedimiento, con otro responsable.

Preguntas frecuentes

¿Quién debe aprobar una compra?

Lo decide cada negocio según el monto y el tipo de gasto, no una plantilla; el manual solo tiene que nombrar el puesto de cada nivel.

¿Sirve para servicios o solo para mercancía?

Para ambos, con una diferencia en la recepción: un servicio no se cuenta ni se pesa, así que el manual dice qué cierra la compra —por ejemplo, un informe de visita o un entregable aceptado—.

¿Cada cuánto se revisa?

Cuando cambie el procedimiento, se actualiza y se vuelve a aprobar; el anexo de montos, cada vez que cambie un umbral. La guía de la EPA para preparar SOP recomienda además una revisión periódica, por ejemplo cada uno o dos años.

Fuente

Para las compras que se registran en pantalla

Una recepción en el sistema, convertida en pasos con ClipManual

ClipManual no redacta el manual de compras completo: si registras una solicitud o una recepción en el sistema de compras, convierte las capturas de esa tarea, o un video corto, en un borrador editable con título, objetivo y pasos numerados en español, exportable a PDF.

Prueba: hasta 3 guías gratis, sin tarjeta. El PDF se desbloquea con un pack de pago único: $180 MXN por 100 guías o $900 MXN por 500 guías.

Sin cuentas. Las capturas se procesan en tu navegador; al generar se envían al servidor de ClipManual y a Anthropic, y el servidor de ClipManual no las conserva.

Crear un procedimiento

Guías relacionadas