Guía práctica

Manual de contabilidad: qué documentar

Registro, cuentas por pagar y cobrar, conciliación y cierre: los procesos de un manual de contabilidad, aparte del catálogo o plan de cuentas y de las políticas contables.

Qué es un manual de contabilidad

Un manual de contabilidad reúne, para un negocio concreto, cómo se registra y se cierra su información contable: qué cuenta se usa para cada tipo de operación, con qué criterio se registra y qué tareas se repiten cada día, cada mes y al final del ejercicio. Lo consulta quien registra, quien revisa y quien releva a cualquiera de los dos.

Esta guía se centra en los procedimientos: cierre, conciliación, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Las declaraciones y las obligaciones ante la autoridad dependen de cada país y de cada negocio, y quedan fuera.

Tres capas que suelen mezclarse

Un manual completo las reúne, pero cada una se mantiene por motivos distintos y conviene escribirlas por separado:

Catálogo o plan de cuentas

Responde a: Qué cuenta se usa para cada operación

Cambia cuando: se abre una línea de negocio o se reorganiza la información que se quiere ver

Ejemplo: La cuenta donde se registra el pago de un servicio de mensajería

Política contable

Responde a: Con qué criterio se registra una operación cuando hay más de una forma razonable

Cambia cuando: el negocio adopta otro criterio o cambia la norma que lo obliga

Ejemplo: A partir de qué importe la compra de un equipo se registra como activo y no como gasto

Procedimiento contable

Responde a: Qué tareas se hacen, en qué orden y quién las hace

Cambia cuando: se altera el sistema, el calendario o el reparto de tareas

Ejemplo: Conciliar el extracto o estado de cuenta del banco con los movimientos registrados al terminar el mes

Si la pregunta es «¿en qué cuenta va?», la contesta el catálogo; «¿con qué criterio?», la política; «¿quién lo hace y cuándo?», el procedimiento.

Para reunir los procedimientos de todas las áreas, no solo los contables: manual de procedimientos →

Los procesos que se documentan primero

Seis procesos que se repiten en casi cualquier negocio:

Registro de operaciones
Cómo entra cada operación al sistema: qué comprobante la respalda, quién la captura y qué se revisa antes de registrarla. Con esto, dos personas distintas registran igual.
Cuentas por pagar
Desde que llega la factura de un proveedor hasta que se paga: contra qué se compara, quién aprueba el pago y cuándo se programa. La compra en sí pertenece al manual de compras; aquí el recorrido empieza con la factura.
Cuentas por cobrar
Cómo se registra una venta a plazo, cuándo se recuerda un pago pendiente y qué se hace con lo que no se cobra. Indica quién puede acordar otro plazo con el cliente.
Conciliación bancaria
Cómo se comparan los movimientos del banco con los registros del negocio, cómo se explica cada diferencia y quién la resuelve.
Cierre del periodo
Lista ordenada de tareas para cerrar el mes: registros pendientes, conciliaciones, ajustes y revisión. La guía de la EPA incluye, entre las secciones de un procedimiento administrativo, una de control con los pasos de revisión previos a aceptar el resultado; en el cierre, es la revisión antes de dar el periodo por cerrado.
Archivo de comprobantes
Dónde se guarda cada comprobante, cómo se nombra y quién puede consultarlo. El plazo de conservación lo fija la ley de cada país: anótalo con su fuente.

Ejemplo: conciliar el banco de una tienda al cerrar el mes

Un procedimiento contable cabe en pocas líneas si cada paso es una acción:

Descarga el extracto del banco del mes que se cierra y guárdalo en la carpeta del periodo.
Abre en el sistema contable los movimientos de la cuenta bancaria del mismo periodo.
Marca cada movimiento que aparece en los dos lados.
Anota aparte los que solo figuran en el banco (comisiones, depósitos sin identificar) y los que solo figuran en el sistema (pagos emitidos que el banco aún no procesó).
Registra en el sistema los cargos del banco que falten, como las comisiones; investiga los depósitos sin identificar antes de registrarlos y escribe la explicación de cada diferencia que quede.
Comprueba que el saldo del banco, ajustado por las partidas pendientes, coincide con el saldo del sistema.
Envía la conciliación a quien revisa. El periodo no se da por cerrado hasta que la apruebe.

Cómo separar funciones y normas al escribirlo

Separa a quien registra de quien aprueba

Quien captura una operación no debería autorizar el pago ni conciliar la cuenta. Escribe ese reparto por puesto para que sobreviva a los cambios de personal.

Ordena cada tarea por su disparador

«Cuando llega una factura», «al terminar el mes»: una referencia al evento sigue siendo cierta cuando el calendario cambia.

Remite a la norma, no la copies

Si un paso depende de un requisito legal o de una norma contable, cita cuál y de qué país, y deja su interpretación a quien lleva la contabilidad. Copiarla al manual la deja desactualizada.

Lo que suele salir mal

Documentar solo pantallas

Los clics sirven para aprender el sistema, pero sin el motivo del paso ni el criterio para decidir una diferencia, el manual no ayuda cuando algo no cuadra.

Acuerdos que viven fuera del manual

Un ajuste acordado por mensaje que nunca llegó al manual reaparece el mes siguiente como una diferencia sin explicar.

Credenciales dentro del texto

Indica quién concede el acceso al sistema y por qué vía, pero no escribas usuarios ni contraseñas: el manual lo lee más gente de la que debería tenerlas.

Un cierre sin salida para lo que llega tarde

Define qué se hace con el comprobante que aparece después de cerrar el periodo: en qué periodo se registra y quién lo autoriza.

Preguntas frecuentes

¿Manual de contabilidad y manual de procedimientos contables son lo mismo?

En la práctica se usan como sinónimos. Lo importante es que el documento diga qué se hace, en qué orden y quién responde; el catálogo o plan de cuentas y las políticas pueden ir dentro o como anexos.

¿Quién lo escribe?

Quien lleva la contabilidad aporta los criterios y valida lo que depende de una norma; los procedimientos los describe mejor quien los ejecuta cada mes.

Fuente

Guía para preparar procedimientos operativos estándar (EPA QA/G-6) (abril de 2007)

Para los procedimientos contables que se hacen en pantalla

La conciliación en pantalla, en pasos numerados con ClipManual

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