Guía práctica

Manual de mantenimiento: qué incluir

Qué lleva un manual de mantenimiento, cómo se separa del plan de mantenimiento preventivo y de la bitácora, y cómo escribirlo.

Qué es un manual de mantenimiento

Un manual de mantenimiento dice cómo se conserva un equipo en un lugar concreto: qué tareas se hacen, en qué orden, con qué herramientas, quién puede hacerlas y cómo se comprueba que el equipo quedó bien. Se escribe para abrirse junto a la máquina.

No reemplaza al manual del fabricante, que describe el modelo: dice cómo se aplican sus instrucciones en tu instalación y quién responde por cada equipo. La guía de la EPA para redactar procedimientos cuenta, entre los procesos que un procedimiento puede describir, los de mantener, calibrar y usar equipos.

Manual, plan y bitácora: tres documentos, tres preguntas

Hablan del mismo equipo y por eso se mezclan. Separarlos evita copiar lo mismo en tres sitios:

Manual de mantenimiento

Responde a: ¿Cómo se hace esta tarea y cómo sé que quedó bien?

Cambia cuando: se sustituye el equipo o se corrige el método

Ejemplo: La ficha de revisión del compresor del taller

Plan de mantenimiento preventivo

Responde a: ¿Qué tarea toca, qué la dispara y quién la hace?

Cambia cuando: se ajusta la frecuencia o el criterio que dispara la tarea

Ejemplo: Limpieza del filtro del compresor, con la frecuencia que indique el fabricante; la hace el personal de mantenimiento del taller

Bitácora de mantenimiento

Responde a: ¿Qué se hizo, cuándo, con qué resultado y qué quedó pendiente?

Cambia cuando: se interviene el equipo, cada vez

Ejemplo: El filtro se limpió, el compresor arrancó bien y quedó una fuga por revisar

La misma tarea lleva el mismo código en los tres. Que aparezca en el plan no prueba que se hizo: eso lo dice la bitácora.

Cómo está hecho un equipo o un sistema, cómo se instala y qué mantenimiento requiere se describe en su manual técnico →

Qué lleva la ficha de cada equipo

El manual es la suma de fichas como ésta, de la identificación del equipo a la decisión ante un hallazgo:

Identificación
Código interno, modelo, ubicación y número de serie. Con varios compresores iguales, el modelo no basta: el código rotulado en cada uno dice a cuál se refiere la ficha.
Referencia del fabricante
Nombre del manual del modelo, su revisión y dónde consultarlo. Las especificaciones se citan de ahí, no se copian de memoria.
Tareas y método
Cada tarea con sus pasos en orden, herramientas y materiales. Desconectar, retirar la tapa y limpiar el filtro se escriben como tres pasos.
Condiciones de seguridad
Cómo se deja el equipo sin energía antes de intervenir —desconectado y, si la acumula, sin presión—, cómo se comprueba y quién lo autoriza. Los pasos salen del fabricante y de la norma de seguridad aplicable, y la ficha los escribe para ese equipo en vez de limitarse a citarlos.
Comprobación y entrega
Qué se verifica al terminar, con qué resultado se acepta y quién devuelve el equipo al uso.
Lo que no coincide
Qué hacer ante un hallazgo no previsto, como una pieza gastada o una fuga: detener la tarea, anotarlo y avisar a quien decide.

Ejemplo: ficha de revisión de un compresor de taller

Los valores que dependen del modelo se copian del manual del fabricante con su referencia; en este ejemplo quedan como marcador:

Equipo: Compresor de aire CMP-02, taller mecánico
Referencia: Manual del fabricante del modelo, con su revisión anotada
Tarea: Limpiar el filtro de admisión
Antes de empezar: Pasos del fabricante para dejarlo detenido, desconectado y sin presión, copiados con su referencia; autoriza la jefatura de taller
Método: Pasos numerados, con una foto de dónde está el filtro
Se acepta si: El compresor arranca y alcanza la presión de trabajo que indica el fabricante
Si no coincide: Detener la tarea, anotar lo encontrado y avisar a la jefatura de taller
Plan y bitácora: Línea PM-014 del plan; la intervención se anota en la bitácora del equipo

Cómo conectar la ficha con el plan preventivo

Un plan de mantenimiento preventivo es la lista de tareas que se programan antes de que el equipo falle. Para que no se desfase de las fichas:

Una línea del plan, una ficha

Cada línea nombra el equipo, la tarea, al responsable y el código de la ficha con el método. El método no se repite en el plan.

Di de dónde sale la frecuencia

Un intervalo fijado por el fabricante no es lo mismo que uno que la empresa decidió según el uso o el historial. Anota cuál es, quién lo aprobó y qué dispara la tarea: una fecha, horas de uso u otra señal del equipo.

Revisa las líneas cuando cambie el equipo

Al sustituir un componente o recibir un modelo nuevo, revisa qué líneas apuntan a esa ficha.

Errores frecuentes

Guardarlo lejos del equipo

La EPA pide copias vigentes al alcance en las áreas de trabajo de quien hace la actividad, en papel o en formato electrónico. Un manual en la oficina de la jefatura deja al técnico con su memoria.

Dejar en circulación las fichas del equipo anterior

Al reemplazar una máquina, sus fichas siguen en la carpeta. La EPA indica que el procedimiento que ya no se sigue se retira del archivo vigente y se archiva.

Darlo por bueno sin probarlo

La EPA señala que es especialmente útil que alguien distinto de quien lo redactó pruebe el procedimiento antes de darlo por final. Pide a otra persona que haga esa tarea que siga la ficha con el equipo delante.

Dejar la ficha sin responsable

Sin una persona nombrada, nadie corrige la ficha cuando el equipo cambia y la primera revisión llega cuando algo falla. Cada ficha lleva el nombre o el puesto de quien responde por ella.

Preguntas frecuentes

¿Incluye el mantenimiento correctivo?

Puede incluirlo. Las averías conocidas llevan su ficha como cualquier tarea; para las desconocidas, el manual fija cómo se diagnostica y a quién se avisa antes de intervenir.

¿Quién debe escribirlo?

Quien hace el trabajo. La EPA indica que los procedimientos los redacten personas que conocen la actividad y la realizan. Después, alguien con visión del conjunto comprueba que no falta ninguna tarea.

¿Cada cuánto se revisa?

La EPA sugiere una revisión periódica —por ejemplo, cada uno o dos años—, con la fecha anotada y la frecuencia fijada por la dirección. Además, se revisa cada vez que cambia el equipo o el método.

Fuente

Guía para preparar procedimientos operativos estándar (EPA QA/G-6) (abril de 2007)

Para las tareas de mantenimiento que ocurren en pantalla

El software de mantenimiento, paso a paso, con ClipManual

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