Guía práctica

Checklist: cuándo basta y cómo hacerla

Qué es una checklist o lista de verificación, cuándo basta con una y cuándo hace falta un procedimiento, y cómo armarla para que se use.

Qué es una checklist

Una checklist, o lista de verificación, es una lista de comprobaciones que se marcan una por una al hacer o revisar algo. Da por sabido cómo se hace cada punto: recuerda que hay que hacerlo y deja constancia de que se hizo.

La guía de la EPA para preparar procedimientos operativos estándar dice para qué sirve: para asegurar que los pasos se siguen en orden y para documentar las acciones ya realizadas. Y añade que la checklist no es el procedimiento, sino una parte de él.

Tres momentos en que se usa

Antes de empezar

Comprueba que todo está listo. Ejemplo: abrir la cocina, con las superficies limpias y el refrigerador funcionando.

Mientras se hace

Evita que se salte un punto. Ejemplo: preparar un pedido en el almacén, marcando cada artículo al ponerlo en la caja.

Al terminar

Confirma que quedó completo. Ejemplo: entregar un proyecto, con archivos enviados y accesos devueltos.

Cuándo basta una checklist y cuándo hace falta un procedimiento

Responden a preguntas distintas:

Checklist

Responde a: ¿Hice todo lo que tenía que hacer? ¿Falta algo?

Cambia cuando: cambia lo que hay que comprobar

Ejemplo: Cierre de la tienda: caja, puertas, refrigeradores, alarma

Procedimiento (SOP)

Responde a: ¿Cómo se hace esta tarea, paso a paso, y quién la hace?

Cambia cuando: cambia el proceso

Ejemplo: Cómo cuadrar la caja con el cierre del sistema

Regla práctica: si quien la usa ya sabe hacer cada punto y sólo necesita no olvidar ninguno, basta una checklist. Si alguien podría equivocarse al hacer un punto, ese punto necesita su procedimiento.

Cuando hay procedimiento, la checklist va dentro de él. La guía de la EPA pide citarla en el paso donde se usa y adjuntarla al procedimiento.

Para el manual que reúne los procedimientos y sus anexos: manual de procedimientos →

Ejemplo de checklist: cierre de una tienda

Cada punto se responde con sí o no:

Caja cuadrada con el cierre del sistema
Puertas y ventanas con seguro
Refrigeradores cerrados
Basura fuera del local
Alarma activada
Luces apagadas, salvo las de la vitrina

Cómo cuadrar la caja no cabe en una casilla: vive en su procedimiento, y esta lista sólo confirma que se hizo.

Cómo se cita dentro del procedimiento

En el paso donde se usa, el procedimiento nombra la lista y la anexa. Por ejemplo, el último paso del procedimiento de cierre: «Recorre el local con la checklist de cierre (Anexo A) y marca cada punto».

Si la lista se prepara para una actividad concreta, la guía de la EPA pide que el procedimiento diga, al menos en general, cómo se prepara o en qué se basa. Así, quien la actualice sabe de dónde sale cada punto.

Cómo hacerla

Cinco pasos:

Parte de lo que ya salió mal
Anota los olvidos que ya ocurrieron: son los primeros puntos de la lista.
Un punto, una comprobación
«Revisar el inventario» es una tarea. «Estante contado» es una comprobación, y se responde con sí o no.
Ordénala como se trabaja
En el orden en que ocurre la tarea, para marcar sin saltar de un lado a otro.
Pruébala con alguien que no la escribió
Si duda qué significa un punto, reescríbelo; si no sabe hacerlo, ese punto necesita un procedimiento.
Guarda las que se llenan
La guía de la EPA pide conservar copias de las checklists específicas en el archivo con los resultados de la actividad o con el procedimiento.

Errores frecuentes

Usarla para enseñar

Quien no sabe hacer un punto no aprende de una casilla. Ese punto necesita un procedimiento.

Dejarla sin dueño ni fecha

Sin versión ni responsable, nadie sabe cuál es la vigente ni quién puede cambiarla.

Puntos que no se pueden marcar

«Mantener el orden» no se comprueba. «Herramientas en su tablero» sí.

Marcarla toda al final

Llenarla de memoria deja constancia de algo que no se comprobó.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una checklist?

Una lista de comprobaciones que se marcan una por una al hacer o revisar algo, para no olvidar ninguna y dejar constancia de que se hizo.

¿Checklist y lista de verificación son lo mismo?

Sí. Checklist es el nombre en inglés, muy usado en español; lista de verificación es su nombre en español.

¿Una checklist sustituye a un procedimiento?

No. La guía de la EPA lo dice así: la checklist no es el procedimiento, sino una parte de él. La lista confirma; el procedimiento explica cómo se hace.

¿Qué es una checklist de procesos?

La que recorre las etapas de un proceso completo —recibir un pedido, prepararlo, entregarlo— comprobando cada una. Sigue siendo una lista: el procedimiento de cada etapa se escribe aparte.

¿Cuándo no hace falta una checklist?

Cuando la tarea es corta y no hay antecedentes de olvidos.

Fuente

Guía para preparar procedimientos operativos estándar (EPA QA/G-6) (abril de 2007)

Cuando un punto de la lista necesita explicación

El procedimiento detrás de la checklist, con ClipManual

ClipManual no arma checklists: convierte las capturas o un video corto de una tarea hecha en pantalla en el borrador de un procedimiento con título, objetivo y pasos numerados en español, listo para editar.

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