Plantilla práctica

Formato de procedimiento: plantilla y ejemplo

Plantilla de procedimiento con sus campos, cómo llenarla y un ejemplo completo.

Qué resuelve un formato de procedimiento

Un formato de procedimiento es la plantilla con los campos que llena cada procedimiento: objetivo, alcance, responsables, pasos, excepciones y versión. Sirve para que ninguno empiece de cero y todos se lean igual.

La plantilla aporta las preguntas que conviene contestar antes de publicar: qué inicia el trabajo, qué resultado se espera, quién interviene, dónde queda registro y qué hacer si el caso se sale del camino normal. Las respuestas salen de ver el trabajo real, no de una idea general de cómo se hace.

Plantilla de procedimientos

Copia estos campos en una ficha y llena cada uno con datos de la tarea. La guía de la EPA dice que no hay un único formato correcto: cada organización adapta el suyo.

Título e identificador
Nombra la tarea con un verbo y su objeto. El identificador la ubica en la lista maestra: la EPA recomienda sostener una lista maestra de todos los procedimientos, con identificador, versión, fecha de emisión, título, autor y estado.
Escribe «Recibir correspondencia» y un código que se conserve aunque cambie el nombre del archivo.
Objetivo
Declara el resultado que se busca, en una frase comprobable.
Completa «Registrar y entregar la correspondencia recibida a su destinatario».
Alcance
Explica cuándo aplica y dónde termina. Lo que queda fuera puede enlazar a otro procedimiento.
Indica el punto de inicio, el lugar de trabajo y el cierre que confirma que la tarea acabó.
Roles
Indica quién ejecuta, quién revisa y a quién se consulta cuando hay una excepción.
Nombra roles, no personas, para que el documento siga sirviendo cuando cambie el equipo.
Entradas
Lista la información, documento o condición que debe existir antes de comenzar.
Anota qué recibe la persona y qué dato necesita para continuar.
Pasos
Ordena acciones numeradas, una por paso, con resultado esperado y captura cuando ayude a ubicar o verificar.
Cada paso empieza con un verbo y no mezcla dos decisiones distintas.
Excepciones y registros
Señala qué hacer cuando falta una condición y dónde queda evidencia de que el trabajo se realizó.
Describe el caso que no sigue el camino normal y el registro que deja la tarea.
Versión y aprobación
Registra versión, fecha, autor y quién lo aprobó.
Define quién revisa el documento y qué versión se consulta en el trabajo diario.

Ejemplo de procedimiento: recibir correspondencia

Este ejemplo muestra cómo una ficha deja de ser una colección de encabezados y pasa a describir una tarea observable de oficina.

Título e identificador: Recibir correspondencia · REC-01.
Objetivo: Registrar la correspondencia recibida y entregarla al destinatario o al área que pueda localizarlo.
Alcance: Aplica desde que recepción recibe un sobre o paquete hasta que registra su entrega o envía el caso a revisión.
Roles: Recepción recibe, registra y entrega; quien coordina el área resuelve los casos sin destinatario localizado.
Entradas: El sobre o paquete recibido y el registro de correspondencia abierto.
Paso 1: Recibe el envío y revisa el nombre del destinatario, remitente y cualquier referencia visible.
Paso 2: Registra fecha de recepción, remitente, destinatario y tipo de envío en el registro de correspondencia.
Paso 3: Comunica al destinatario que hay un envío y entrégalo cuando se presente o según el canal interno definido.
Excepción: Si no se localiza al destinatario, conserva el envío en el lugar designado, informa a quien coordina el área y registra la acción tomada.
Registro y cierre: Anota quién recibió el envío y la fecha de entrega. Cierra el registro cuando la entrega quede confirmada.
Versión: Versión vigente con su fecha, autor y aprobación.

Formato, procedimiento y checklist

Cada pieza cumple una función distinta:

Formato de procedimiento

Responde a: Qué información debe documentarse

Cambia cuando: la organización decide pedir otros datos en todos sus procedimientos

Ejemplo: Una ficha vacía con campos para objetivo y pasos

Procedimiento

Responde a: Cómo ejecutar una tarea concreta

Cambia cuando: cambia la tarea

Ejemplo: Cómo cerrar una orden de compra

Checklist

Responde a: Qué comprobar durante o después de una tarea

Cambia cuando: cambian las comprobaciones

Ejemplo: Confirmar que la orden tiene autorización

El formato es el molde; el procedimiento es el contenido completo; la checklist sirve para comprobar puntos de ese contenido.

Si el procedimiento tiene que pasar una auditoría, esto es lo que cambia: procedimiento operativo estándar →

Cómo usar la plantilla

Llénala mientras alguien realiza la tarea; después conviértela en un documento que otra persona pueda probar.

Empieza por un caso normal

El recorrido habitual revela el orden base antes de agregar excepciones.

Pregunta por los puntos de decisión

Cada «depende» requiere una condición y un camino visible.

No confundas campo con respuesta

Escribir «responsable» no dice quién actúa; completa el dato para esa tarea.

Prueba el borrador

La EPA recomienda que alguien distinto de quien lo escribió pruebe el borrador antes de darlo por terminado.

Cómo se echa a perder una plantilla

Copiar el mismo alcance

El alcance debe delimitar la tarea concreta, no repetir una frase genérica.

Esconder excepciones

Una instrucción útil explica qué ocurre cuando falta un dato o falla una validación.

Preguntas frecuentes

¿Qué campos no deben faltar?

Título, objetivo, alcance, responsables, pasos, excepciones, registros y control de versión.

¿Una plantilla sirve para todos los procedimientos?

Puede ser una base común, pero algunos procesos requieren campos específicos. Añádelos sin borrar la información que permite probar y controlar la tarea.

¿Cuándo cambia el formato?

Cuando la organización necesita controlar información distinta en todos sus procedimientos, no por un cambio aislado de una tarea.

Fuente

Guía para preparar procedimientos operativos estándar (EPA QA/G-6) (abril de 2007)

Para los procedimientos que ocurren en una pantalla

Convierte el recorrido en una guía con ClipManual

ClipManual no completa todos los campos de tu formato de procedimiento: convierte capturas de pantalla o un video corto de un proceso hecho en pantalla en una guía editable con título, objetivo y pasos numerados en español, exportable a PDF.

Prueba: hasta 3 guías gratis, sin tarjeta. El PDF se desbloquea con un pack de pago único: $180 MXN por 100 guías o $900 MXN por 500 guías.

Sin cuentas. Las capturas se procesan en tu navegador; al generar se envían al servidor de ClipManual y a Anthropic, y el servidor de ClipManual no las conserva.

Crear un procedimiento